DES:SGRD

Edição atual tal como 09h23min de 6 de julho de 2015

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Nome do DER: Registro de Diplomas

Previsões de Implementação

Criar rotina para expedição de ofícios

• O setor de diplomas necessita em alguns casos mandar de volta ou solicitar mais dados para que seja feito o registro do certificado dos alunos, para que isso seja feito não é utilizado o sistema, apesar de ter um cadastro de diligências no sistema elas não são utilizadas quando é devolvido os dados para a instituição;
• Para corrigir isso poderiam ser utilizadas as diligências cadastradas e um relatório, onde todo o lote com problema voltaria e o relatório emitiria conforme o ofício emitido pelo setor, assim a relação do que voltou com problemas, o oficio e quem foram as pessoas ficaria registrada no sistema;

• Foi criado um oficio que contêm os diplomas já registrados que estão sendo enviados para a instituição.

Acesso Externo

• O acesso externo para instituições pré-protocolarem seus pedidos de registro iria ser útil pois o trabalho de cadastro dos alunos externos seria repassados às instituições particulares;
• Necessário criar um cadastro para definir os responsáveis pelas instituições externos, isso seria utilizado para liberar o acesso;
• Criando os responsáveis por cada instituição facilitaria para a expedição de ofícios através do sistema, pois já teria cadastrado quem seria o destinatário;
• Após essa implementação, alterar a forma como é feito o GR15 pois ele pega manual o responsável da instituição;

Revalidar Diplomas

• Em conversa com a Elza está em pauta uma resolução onde a Unioeste passaria a revalidar diplomas de outros países.
• A estrutura atual do sistema SGRD poderia ser utilizada integralmente para o registro, porém o sistema deveria receber um módulo adicional para realizar o controle dos processos recebidos, já que este tem prazo para que seja emitido um parecer sobre o andamento e também prazo para que a pessoa cumpra com a grade ou realize as complementações necessárias para receber o certificado normalmente.
• Este trâmite a principio consiste em recebimento do protocolo para revalidação -> encaminhamento destes documentos para o colegiado/curso que irá analisar o pedido -> parecer sobre a situação do diploma -> cumprimento dos requisitos necessários (provas, disciplinas, etc) -> processo de registro do diploma ou negação do pedido para revalidar.
• Não existe atualmente (26/11/2014) nenhuma resolução nem normas regulamentando este processo portanto deverá ser analisado após a Unioeste definir o que é necessário e como será feito.

Análise do Sistema de Controle de Registro de Diplomas

Descrição Atual do Processo

O Diretoria de Registro de Diplomas é responsável pelo registro e averbação dos diplomas dos cursos de graduação, mestrado e doutorado da Unioeste, além de prestar serviço para faculdades, registrando e averbando diplomas de graduação.

1. O processo de registro de diplomas provenientes dos cursos da Unioeste funciona da seguinte forma
   1. A DRD recebe os processos para registro, sendo que cada processo contém as informações sobre 1 (um) diploma que deverá ser registrado. Neste processo deveria vir o diploma já impresso, no entanto, isso não acontece. Atualmente, cabe a DRD enviar os diplomas para serem impressos em uma gráfica em Curitiba. Após receber de volta os diplomas, a DRD anexa cada diploma ao seu respectivo processo.
   2. Cada um dos processos é analisado de acordo com as informações contidas no processo.
   3. Caso exista alguma inconsistência ou informação faltando, é aberta uma diligência, na qual o processo é enviado à secretaria acadêmica de origem, para que o problema seja resolvido. Após resolver, a SA devolve o processo para a DRD analisar novamente. Pode haver tantas diligências quantas forem necessárias, até que todos os problemas tenham sido resolvidos.
   4. Após a análise ter sido concluída, o registro do diploma é documentado em um livro. Existe um livro para cada categoria de diplomas: graduação, mestrado, doutorado e averbação.
   5. Após documentar no livro, a DRD faz a impressão do carimbo atrás do diploma. Este carimbo contém as informações sobre o registro do diploma, como o número do livro e página.
   6. A DRD também realiza a impressão das páginas dos livros de registro.
2. Para os processos de faculdades, o processo é da seguinte forma
   1. A instituição entra em contato com a DRD, informando que enviará um determinado número de diplomas para serem registrados. Também é informado quantos diplomas devem ser tratado com regime de urgência, ou quantos são da categoria averbação ou 2ª via.
   2. A DRD cadastra no sistema SGRF um boleto no valor do serviço que será prestado, para que a faculdade solicitante faça o pagamento.
   3. A faculdade faz o pagamento e posteriormente envia um lote de processos com diplomas que devem ser registrados. Em alguns casos, a faculdade envia os processos mesmo antes de realizar o pagamento. A DRD, nesse caso, pode decidir esperar ou não a confirmação do pagamento para iniciar a análise.
   4. Cada um dos processos é analisado de acordo com as informações contidas no processo.
   5. Caso exista alguma inconsistência ou informação faltando, é aberta uma diligência, na qual o processo é enviado à faculdade de origem, para que o problema seja resolvido. Após resolver, a faculdade devolve o processo para a DRD analisar novamente. Pode haver tantas diligências quantas forem necessárias, até que todos os problemas tenham sido resolvidos.
   6. Após a análise ter sido concluída, o registro do diploma é documentado em um livro. Existe um livro para cada categoria de diplomas provenientes de faculdades: graduação ou averbação.
   7. Após documentar no livro, a DRD faz a impressão do carimbo atrás do diploma. Este carimbo contém as informações sobre o registro do diploma, como o número do livro e página.
   8. A DRD também realiza a impressão das páginas dos livros de registro.

Descrição do processo utilizando o sistema que será desenvolvido

1. Descrição do processo utilizando o sistema que será desenvolvido. Ao receber um lote de processos, a DRD deverá observar qual o tipo de registro de que se trata:
   1. Unioeste - Graduação normal
   2. Unioeste - Graduação averbação
   3. Unioeste - Mestrado
   4. Unioeste – Doutorado
   5. Faculdades – Graduação averbação
2. Para registro de diplomas da Unioeste, a DRD deverá acessar a tela específica para esta categoria. Estando na tela, deverá informar ao sistema as informações do lote:
   1. Tipo de registro para diplomas da Unioeste (Graduação normal ou averbação)
   2. Data de recebimento do lote
   3. Quantidade de processos
   4. Número do documento de encaminhamento do lote (ofício, memorando, etc)
   5. Observações gerais a respeito do lote
3. Após ter cadastrado informações sobre o lote, deverá cadastrar dados sobre cada processo que consta no lote:
   1. Número do protocolo (gerado pelo sistema)
   2. Tipo do processo (2ª via, regime de urgência, normal, etc)
   3. Código e sequência de formação do acadêmico (busca realizada no sistema de controle acadêmico – Academus)
   4. Caso seja uma averbação, deverá informar dados sobre o registro anterior do diploma:
      1. Curso ao qual o diploma se refere
      2. Data da colação de grau
      3. Instituição que registrou o diploma
4. No decorrer da análise, caso seja necessário realizar uma diligência para um ou mais processos, o usuário deverá acessar a tela específica para este fim, devendo informar, para cada processo com diligência:
   1. Descrição do problema
5. Após informar os problemas que cada processo possui, deve-se agrupá-los em uma diligência, informando, na tela específica para este fim:
   1. Número do documento da diligência (memorando, ofício, etc)
   2. Data de envio
   3. Observações a respeito da diligência
   4. Relacionar os processos com problema cadastrado que farão parte da diligência
6. No retorno de um processo em diligência, deve-se informar, em tela específica para este fim:
   1. Data de retorno
   2. Indicar se o problema foi resolvido
   3. Observações a respeito do retorno
7. Ao término da análise de um processo de registro de diploma, deve-se registrá-lo em um livro. Este livro deve ser cadastrado no sistema em tela específica para este fim, informando:
   1. Tipo de registro ao qual o livro se destina (Graduação normal ou averbação, mestrado ou doutorado)
   2. Número do livro
   3. Número máximo de páginas que o livro poderá conter
   4. Número de registros por página
   5. Data de abertura do livro
   6. Observações sobre o livro
8. Para cadastrar as informações de registro de diploma para um processo, deve-se acessar a tela para esta função e informar:
   1. Data de registro
   2. Livro onde será registrado
   3. Número de registro
   4. Número da página do livro
   5. Observações a respeito do registro

Para processos de registro de diplomas de Mestrado ou Doutorado da Unioeste e faculdades (normal e averbação), os passos são os mesmos, com exceção dos itens 2 e 3:

1. Para registro de diplomas de Mestrado ou Doutorado da Unioeste e faculdades (normal e averbação), a DRD deverá acessar a tela específica para estas categorias. Estando na tela, deverá informar ao sistema as informações do lote:
   1. Tipo de registro para diplomas de Mestrado ou Doutorado da Unioeste e faculdades (normal e averbação)
   2. Data de recebimento do lote
   3. Quantidade de processos
   4. Número do documento de encaminhamento do lote (ofício, memorando, etc)
   5. Valor que está sendo cobrado pelo serviço de registrar o lote de diplomas
   6. Valor que foi efetivamente pago pelo serviço
   7. Observações gerais a respeito do lote
2. Após ter cadastrado informações sobre o lote, deverá cadastrar dados sobre cada processo que consta no lote:
   1. Número do protocolo (gerado pelo sistema)
   2. Tipo do processo (2ª via, regime de urgência, normal, etc)
   3. Valor que será cobrado pelo serviço de registrar o diploma
   4. Nome do formando
   5. Data da conclusão do curso
   6. Data da colação de grau
   7. Curso ao qual o diploma se refere
   8. Caso seja uma averbação, deverá informar dados sobre o registro anterior do diploma:
      1. Curso ao qual o diploma se refere
      2. Data da colação de grau
      3. Instituição que registrou o diploma

Implementações futuras

• Desenvolver um novo cadastro para designar o contato da instituição que é responsável pelo lote: essa pessoa será utilizada para notificar por email quanto o boleto for gerado e também para que eles tenham acesso ao sistema para visualizar o andamento dos processos.

• Desenvolver um processo que permita às instituições externas cadastrarem seus processos no sistema; ou também pode ser feito um layout para importação desses dados. Tirando a responsabilidade de cadastro pelo setor de diplomas, ficando a cargo assim da própria instituição requerente o registro dos nomes de formandos no sistema.

Validações

• Os cursos cadastrados nos processos externos deverão ser da mesma instituição cadastrada para o lote do processo;
• Os registros anteriores podem ou não ser da mesma instituição do lote.