DES:SGRD

Edição de 08h39min de 1 de fevereiro de 2013

Análise do Sistema de Controle de Registro de Diplomas

Descrição Atual do Processo

O Diretoria de Registro de Diplomas é responsável pelo registro e averbação dos diplomas dos cursos de graduação, mestrado e doutorado da Unioeste, além de prestar serviço para faculdades, registrando e averbando diplomas de graduação.

1. O processo de registro de diplomas provenientes dos cursos da Unioeste funciona da seguinte forma
   1. A DRD recebe os processos para registro, sendo que cada processo contém as informações sobre 1 (um) diploma que deverá ser registrado. Neste processo deveria vir o diploma já impresso, no entanto, isso não acontece. Atualmente, cabe a DRD enviar os diplomas para serem impressos em uma gráfica em Curitiba. Após receber de volta os diplomas, a DRD anexa cada diploma ao seu respectivo processo.
   2. Cada um dos processos é analisado de acordo com as informações contidas no processo.
   3. Caso exista alguma inconsistência ou informação faltando, é aberta uma diligência, na qual o processo é enviado à secretaria acadêmica de origem, para que o problema seja resolvido. Após resolver, a SA devolve o processo para a DRD analisar novamente. Pode haver tantas diligências quantas forem necessárias, até que todos os problemas tenham sido resolvidos.
   4. Após a análise ter sido concluída, o registro do diploma é documentado em um livro. Existe um livro para cada categoria de diplomas: graduação, mestrado, doutorado e averbação.
   5. Após documentar no livro, a DRD faz a impressão do carimbo atrás do diploma. Este carimbo contém as informações sobre o registro do diploma, como o número do livro e página.
   6. A DRD também realiza a impressão das páginas dos livros de registro.
2. Para os processos de faculdades, o processo é da seguinte forma
   1. A instituição entra em contato com a DRD, informando que enviará um determinado número de diplomas para serem registrados. Também é informado quantos diplomas devem ser tratado com regime de urgência, ou quantos são da categoria averbação ou 2ª via.
   2. A DRD cadastra no sistema SGRF um boleto no valor do serviço que será prestado, para que a faculdade solicitante faça o pagamento.
   3. A faculdade faz o pagamento e posteriormente envia um lote de processos com diplomas que devem ser registrados. Em alguns casos, a faculdade envia os processos mesmo antes de realizar o pagamento. A DRD, nesse caso, pode decidir esperar ou não a confirmação do pagamento para iniciar a análise.
   4. Cada um dos processos é analisado de acordo com as informações contidas no processo.
   5. Caso exista alguma inconsistência ou informação faltando, é aberta uma diligência, na qual o processo é enviado à faculdade de origem, para que o problema seja resolvido. Após resolver, a faculdade devolve o processo para a DRD analisar novamente. Pode haver tantas diligências quantas forem necessárias, até que todos os problemas tenham sido resolvidos.
   6. Após a análise ter sido concluída, o registro do diploma é documentado em um livro. Existe um livro para cada categoria de diplomas provenientes de faculdades: graduação ou averbação.
   7. Após documentar no livro, a DRD faz a impressão do carimbo atrás do diploma. Este carimbo contém as informações sobre o registro do diploma, como o número do livro e página.
   8. A DRD também realiza a impressão das páginas dos livros de registro.

Descrição do processo utilizando o sistema que será desenvolvido

1. Descrição do processo utilizando o sistema que será desenvolvido. Ao receber um lote de processos, a DRD deverá observar qual o tipo de registro de que se trata:
   1. Unioeste - Graduação normal
   2. Unioeste - Graduação averbação
   3. Unioeste - Mestrado
   4. Unioeste – Doutorado
   5. Faculdades – Graduação averbação
2. Para registro de diplomas da Unioeste, a DRD deverá acessar a tela específica para esta categoria. Estando na tela, deverá informar ao sistema as informações do lote:
   1. Tipo de registro para diplomas da Unioeste (Graduação normal ou averbação)
   2. Data de recebimento do lote
   3. Quantidade de processos
   4. Número do documento de encaminhamento do lote (ofício, memorando, etc)
   5. Observações gerais a respeito do lote