DES:SGRD

Análise do Sistema de Controle de Registro de Diplomas

Descrição Atual do Processo

O Diretoria de Registro de Diplomas é responsável pelo registro e averbação dos diplomas dos cursos de graduação, mestrado e doutorado da Unioeste, além de prestar serviço para faculdades, registrando e averbando diplomas de graduação.

1. O processo de registro de diplomas provenientes dos cursos da Unioeste funciona da seguinte forma
   1. A DRD recebe os processos para registro, sendo que cada processo contém as informações sobre 1 (um) diploma que deverá ser registrado. Neste processo deveria vir o diploma já impresso, no entanto, isso não acontece. Atualmente, cabe a DRD enviar os diplomas para serem impressos em uma gráfica em Curitiba. Após receber de volta os diplomas, a DRD anexa cada diploma ao seu respectivo processo.
   2. Cada um dos processos é analisado de acordo com as informações contidas no processo.
   3. Caso exista alguma inconsistência ou informação faltando, é aberta uma diligência, na qual o processo é enviado à secretaria acadêmica de origem, para que o problema seja resolvido. Após resolver, a SA devolve o processo para a DRD analisar novamente. Pode haver tantas diligências quantas forem necessárias, até que todos os problemas tenham sido resolvidos.
   4. Após a análise ter sido concluída, o registro do diploma é documentado em um livro. Existe um livro para cada categoria de diplomas: graduação, mestrado, doutorado e averbação.
   5. Após documentar no livro, a DRD faz a impressão do carimbo atrás do diploma. Este carimbo contém as informações sobre o registro do diploma, como o número do livro e página.
   6. A DRD também realiza a impressão das páginas dos livros de registro.
2. Para os processos de faculdades, o processo é da seguinte forma
   1. A instituição entra em contato com a DRD, informando que enviará um determinado número de diplomas para serem registrados. Também é informado quantos diplomas devem ser tratado com regime de urgência, ou quantos são da categoria averbação ou 2ª via.
   2. A DRD cadastra no sistema SGRF um boleto no valor do serviço que será prestado, para que a faculdade solicitante faça o pagamento.
   3. A faculdade faz o pagamento e posteriormente envia um lote de processos com diplomas que devem ser registrados. Em alguns casos, a faculdade envia os processos mesmo antes de realizar o pagamento. A DRD, nesse caso, pode decidir esperar ou não a confirmação do pagamento para iniciar a análise.
   4. Cada um dos processos é analisado de acordo com as informações contidas no processo.
   5. Caso exista alguma inconsistência ou informação faltando, é aberta uma diligência, na qual o processo é enviado à faculdade de origem, para que o problema seja resolvido. Após resolver, a faculdade devolve o processo para a DRD analisar novamente. Pode haver tantas diligências quantas forem necessárias, até que todos os problemas tenham sido resolvidos.
   6. Após a análise ter sido concluída, o registro do diploma é documentado em um livro. Existe um livro para cada categoria de diplomas provenientes de faculdades: graduação ou averbação.
   7. Após documentar no livro, a DRD faz a impressão do carimbo atrás do diploma. Este carimbo contém as informações sobre o registro do diploma, como o número do livro e página.
   8. A DRD também realiza a impressão das páginas dos livros de registro.

Descrição do processo utilizando o sistema que será desenvolvido

1. Descrição do processo utilizando o sistema que será desenvolvido. Ao receber um lote de processos, a DRD deverá observar qual o tipo de registro de que se trata:
   1. Unioeste - Graduação normal
   2. Unioeste - Graduação averbação
   3. Unioeste - Mestrado
   4. Unioeste – Doutorado
   5. Faculdades – Graduação averbação
2. Para registro de diplomas da Unioeste, a DRD deverá acessar a tela específica para esta categoria. Estando na tela, deverá informar ao sistema as informações do lote:
   1. Tipo de registro para diplomas da Unioeste (Graduação normal ou averbação)
   2. Data de recebimento do lote
   3. Quantidade de processos
   4. Número do documento de encaminhamento do lote (ofício, memorando, etc)
   5. Observações gerais a respeito do lote
3. Após ter cadastrado informações sobre o lote, deverá cadastrar dados sobre cada processo que consta no lote:
   1. Número do protocolo (gerado pelo sistema)
   2. Tipo do processo (2ª via, regime de urgência, normal, etc)
   3. Código e sequência de formação do acadêmico (busca realizada no sistema de controle acadêmico – Academus)
   4. Caso seja uma averbação, deverá informar dados sobre o registro anterior do diploma:
      1. Curso ao qual o diploma se refere
      2. Data da colação de grau
      3. Instituição que registrou o diploma
4. No decorrer da análise, caso seja necessário realizar uma diligência para um ou mais processos, o usuário deverá acessar a tela específica para este fim, devendo informar, para cada processo com diligência:
   1. Descrição do problema
5. Após informar os problemas que cada processo possui, deve-se agrupá-los em uma diligência, informando, na tela específica para este fim:
   1. Número do documento da diligência (memorando, ofício, etc)
   2. Data de envio
   3. Observações a respeito da diligência
   4. Relacionar os processos com problema cadastrado que farão parte da diligência
6. No retorno de um processo em diligência, deve-se informar, em tela específica para este fim:
   1. Data de retorno
   2. Indicar se o problema foi resolvido
   3. Observações a respeito do retorno
7. Ao término da análise de um processo de registro de diploma, deve-se registrá-lo em um livro. Este livro deve ser cadastrado no sistema em tela específica para este fim, informando:
   1. Tipo de registro ao qual o livro se destina (Graduação normal ou averbação, mestrado ou doutorado)
   2. Número do livro
   3. Número máximo de páginas que o livro poderá conter
   4. Número de registros por página
   5. Data de abertura do livro
   6. Observações sobre o livro
8. Para cadastrar as informações de registro de diploma para um processo, deve-se acessar a tela para esta função e informar:
   1. Data de registro
   2. Livro onde será registrado
   3. Número de registro
   4. Número da página do livro
   5. Observações a respeito do registro