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Em Desenvolvimento

Objetivos do Sistema

Problema Atual

• O sistema deve permitir gerenciar os principais pontos de um evento, atualmente na Unioeste os problemas principais são relacionados com a inscrição de candidatos e pagamento de inscrição, submissão de trabalhos pelos palestrantes e a avaliação destes; a organização dos locais e horários em que vão ocorrer palestras/atividades.

Objetivos Gerais

• As inscrições poderão ser realizadas em grupos, podendo ter descontos na inscrição. Por ex: se uma caravana vai vir para o evento, uma pessoa realiza o contato para verificar se é possível fazer desconto para várias pessoas, se for o coordenador da inscrição vai criar um cronograma para inscrição em grupos com valor diferenciado para cada participante.

• O boleto de inscrição poderá ser gerado também em nome da empresa, onde o participante que está se inscrevendo deve informar os dados para gerar o boleto.

• Os participantes que vão submeter trabalhos devem mandar seus trabalhos através do site da UNIOESTE, podendo ser trabalho de qualquer natureza conforme definidos no evento, esses trabalhos deverão fazer parte de uma, ou mais, áreas de conhecimento do evento.

• Os avaliadores desses trabalhos irão visualizar quais foram os submetidos e avaliar, de acordo com sua área de conhecimento, esse sorteiro de trabalho/ avaliador deverá ser feito automaticamente pelo sistema de maneira neutra, sem interferência das preferências do usuário, exceto pelo administrador do sistema.

• No processo de avaliação de trabalhos, podem existir casos mais comuns, como nos eventos de ciência da computação, onde o trabalho é recebido e só é enviado um retorno ao participante sobre o parecer dado sobre seu trabalho, não há tramitação sobre o trabalho, ou então correções e sugestões entre o participante e o avaliador. Alguns casos como nos congressos da Pró-Reitoria de Pós Graduação, onde existe este trâmite entre participantes e o avaliador, sugerindo e trocando informações a fim de melhorar o trabalho, deverá ser mantido o histórico enviado.

• Para enviar um convite aos avaliadores será disponibilizada uma tela com o cadastro das pessoas físicas do sistema, este cadastro será utilizado para que o Coordenador possa selecionar a pessoa e enviar o convite, esse processo irá gerar o cadastro do avaliador, ficando a critério deste acessar o sistema (solicitar acesso) e gerenciar quais suas áreas de conhecimento para aquele evento, qual a instituição que ele representa. Depois de fazer isso e após o sorteio dos trabalhos ele poderá acessar o sistema para verificar quais os trabalhos ele deve corrigir e partir dai interagir com os palestrantes.

• Devem ser configuráveis a geração de boletos, o evento pode ou não pode ter isso. Também a parte de certificados poderá ser configurável. Se serão ou não emitidos certificados.

• Processo comum de avaliações: O cronograma irá definir a data de avaliação permitida. O trabalho vai ser submetido e avaliado pelos avaliadores (número definido no evento), depois que foi avaliado manda o retorno para o participante dos avaliadores para que ele corrija tudo de uma vez, caso alguém ainda não tenha feito a avaliação, findo o prazo estipulado, será enviado de qualquer forma a avaliação dos que fizeram no prazo. A partir deste retorno o participante está liberado para enviar a nova revisão do trabalho para os avaliadores, que neste momento vão receber e avaliar a nova proposta, definindo após isso o seu parecer final sobre o trabalho.

Padrões de Acesso ao Sistema

SGEV-Max

• Acesso total ao sistema, para gerir os eventos, cadastrar o solicitante do evento (este será o responsável pelos demais cadastros do evento)

SGEV-Coord

• Coordenadores do evento (solicitante, organizador, secretários, outros), vai fazer todo o processo do evento. Serão cadastrados pela pessoa que solicitou o evento. A pessoa que solicitar o evento será cadastrada pelo NTI no momento em que solicitar a criação da página do evento.

SGEV-GerAtiv

• Gerente de atividades, vai organizar as palestras do sistema, programações e locais onde serão ministradas, resolvendo possíveis conflitos entre as palestras.

SGEV-GerSub

• Gerente de submissões, vai organizar os trabalhos submetidos, designar as bancas para avaliação, enviar convites aos avaliadores que desejar, etc.

SGEV-Part

• São os participantes do evento (palestrantes, ouvintes, colaboradores), terão direito aos certificados e poderão realizar sua inscrição em minicursos e demais atividades. Quando autores de trabalhos terão também acesso ao trabalhos submetidos, às avaliações realizadas pelos avaliadores podendo realizar novas submissões caso permitido.

SGEV-Aval

• Avaliadores, serão convidados a participar do evento, devendo solicitar o acesso ao sistema e posteriormente realizar o seu cadastro no sistema caso tenham interesse em participar, o convite do avaliador será enviado por um dos coordenadores.

SGEV-RH

• Funcionários do RH, eles terão acesso ao sistema para verificar os inscritos que já foram aprovados pela chefia e dar seu ciente, ainda poderão emitir uma relação de funcionários/setor/data para validar o espelho do ponto quando necessário.

Processos Realizados por cada Usuário

• Participante - caso o participante tenha acesso ao sistema (cadastro de pessoa física e usuário) ele irá acessar diretamente o sistema, efetuar seu login, acessar a área de inscrição nos eventos que estão disponíveis e realizar a inscrição. Se houver atividades complementares disponíveis poderá realizar a inscrição também. Após efetuada a inscrição e selecionadas as atividades ele deverá gerar um boleto para que ele possa pagar. Depois de pago poderá imprimir o certificado.

• Palestrantes - deve acessar o sistema e realizar seu login se houver, realizar a inscrição como palestrante normalmente, vai acessar a área para submissão de trabalhos no evento e cadastrar seu trabalho, co, isso irá liberar para ele o acesso para submeter arquivos para a banca, selecionar suas áreas de conhecimento no trabalho etc, depois disso só vai receber a notificação do que foi feito com seu trabalho. Se for aceito ou não.

• Coordenadores - vai solicitar o cadastro do evento para o NTI, devendo informar os dados reativos ao evento.

• Recurso Humanos - vai acessar o sistema quando houver evento para aprovar ou não a participação de certo funcionário, poderá ver tanto os já aprovados pela chefia quanto os que estão pendentes. Só aprova e não faz mais nada além de tirar o relatório.

• Avaliadores- vão ter seu cadastro no sistema, como pessoa física, e serão convidados a participar de certo evento como avaliadores (fica a cargo de quem gerencia o evento enviar isso para os avaliadores e inclui-los no sistema vinculados ao evento), ao acessar o sistema terão uma visão geral dos eventos em que são avaliadores, irão visualizar os trabalhos designados também para que sejam avaliados.

Formas de Acesso ao Sistema

• O sistema irá contar com duas interfaces de acesso, uma será a padrão conforme sistemas WEB da Unioeste (versão MVC), nesta terão acesso os avaliadores, RH, coordenadores. A outra forma será o acesso externo, pelos participantes do evento, essa interface será pessoal de cada usuário, com seus trabalhos e dados pessoais sobre eventos, boletos, inscrições, etc.

Acesso Padrão (MVC)

• O acesso pelos gestores do evento deve permitir:

- Gerenciar os locais do evento;
- Permitir gerir a avaliação de trabalhos submetidos;
- Manter um cadastro de avaliadores por evento;
- Organizar as palestras, locais e quem será o participante/palestrante;
- Realizar o controle de frequência para as atividades que a exigirem;
- Enviar convites aos avaliadores;
- Realizar a aprovação dos participantes no evento, pelo RH;

Acesso Externo

• O acesso pelos participantes do evento deverá permitir:

- A inscrição do participante no em determinado evento, bem como grupos de participantes;
- Realizar o envio de seus projetos para apresentação no evento (trabalhos, projetos, arquivos, tramitação com avaliadores, etc);
- Gerar/Cancelar/Imprimir boletos para pagamento da taxa de inscrição, de acordo com os valores do evento e atividades inscrito;
- Impressão do cronograma do evento;
- Impressão dos certificados;
- Disponibilizar o link para que os certificados emitidos sejam validados;

Saídas Esperadas

- O sistema deve possuir um relatório ou um processo que permita os usuários gerarem todos os anais do evento, no caso todos os trabalhos submetidos podem ser emitidos em um CD, ou então gerado um relatório com todos os resumos e artigos das palestras;
- Relatório ou outro com as informações da programação, destacando quais o usuário se inscreveu e foi confirmado;
- Deve sair uma lista para o RH contento a relação de funcionários que foram ao evento (quando interno) para que eles possam realizar o acerto no ponto;
- Deverão ser emitidos certificados para os alunos do evento, e estes deverão ter o processo de atestado de autenticidade do certificado online, podendo ser emitido tanto pelo participante quanto pelo administrador, e validado por qualquer pessoa que acessar o site da Unioeste;
- Relatório contendo os funcionários que nunca participarão de cursos na Unioeste, assim podemos obter a relação e enviar convite aos que não participam, por setor, função, centro, campus, etc..
- Relatório contendo as informações de cada funcionário, quais os cursos que ele realizou durante o ano na Unioeste.