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Rotinas Encontradas na Tela

* Organizar Programação do Evento
* Notificar oradores sobre Programação
* Gerar Controle de Frequência
* Remover Frequências
* Remover Inscritos não Processados

Rotinas

Organizar Programações do Evento

Este botão irá mostrar ao usuário um calendário, nele será possível definir horários e locais onde serão realizadas todas as atividades do evento.

• Verificar Calendário

Notificar oradores sobre Programação

Está rotina irá enviar uma notificação para todos as pessoas definidas como oradores do evento. A informação enviada irá conter as programações da qual ele faz parte, com informações sobre a atividade da qual irá participar, horários de apresentação e se houverem também serão enviadas as observações e informações adicionais cadastradas no Orador

Gerar Controle de Frequências

Este botão irá efetuar a rotina para gerar o controle de frequências de todas atividades do evento. Para que sejam gerados os controles de frequência, alguns requisitos serão necessários:

• Verificar Gerar controle de frequências, em Lançar Frequências

Remover Frequências

Este botão foi disponibilizado para que o usuário possa remover todas as frequências geradas para as atividades, devendo selecionar uma ou mais atividade para que sejam excluídas as frequências.

Remover Inscritos não Processados

Este processo irá liberar as vagas de atividades que estão sendo ocupadas por pessoas que não realizaram o pagamento da inscrição, portanto não tem direito a participar da atividade, porém continuam ocupando uma vaga. Este processo pode ser utilizado quando há intenção de reoferta da atividade para inscrição, assim pode ser executado o processo de remoção dos inscritos não processados e após criado um novo cronograma apenas para inscrição em atividades, onde os participantes terão a oportunidade de ocupar integralmente as vagas da atividade.

Por exemplo: um minicurso de 10 vagas, onde apenas 2 participantes pagaram a inscrição, os outros estão com os boletos vencidos e ocupando vagas, para que não chegue no dia do evento e apenas os 2 participantes com inscrição paga apareçam, foi criada essa rotina em Gerenciar > Atividades > Ações > Remover Inscritos não Processados que remove as pessoas que não pagaram, exemplo, me inscrevi dia 10, o prazo para remoção é 3 dias, após o dia 13 se a rotina for executada minha inscrição terá que ser refeita, liberando assim as vagas ocupadas

O prazo para remover esses inscritos que não pagam e ocupam vagas está definido no cadastro do evento.

Atividade

A finalidade desta tela é permitir ao usuário informar novas atividades e organizar as atividades existentes de acordo com a programação do evento.

O que é?

Nesta aba é possível inserir as informações referentes às atividades que vão ser realizadas no evento, como mini-cursos, palestras, etc, qualquer atividade que será realizada no evento poderá ser informada nesta tela.

Cadastro

• Tipo Atividade(Obrigatório): tipo de atividade que será realizada, previamente definida em tipos de atividade
• Título(Obrigatório): título da atividade;
• Descrição: descrição geral da atividade;
• Conteúdo Programático: informar o conteúdo programático da atividade;

• Carga horária: carga horária total da atividade, pode ser divida em diversas programações;
• Controle de frequência: se o usuário deseja lançar as frequências individualmente aos participantes deve marcar esta opção para que seja gerado o controle para todas as programações, se houver o controle de frequência então deve ser definido também uma frequência minima para a atividade;
• Frequência mínima(%): frequência mínima de participação para receber certificados, utilizado quando a atividade realiza controle de frequência;

• Valor da atividade: valor de inscrição (atividades que não requeiram inscrição expressa do candidato não terão valor, pois estas inscrições são feitas automaticamente pelo sistema)
• Permite Inscrições gratuitas: esse campo deve ser marcado quando a atividade tem valor mas a pessoa pode se inscrever no evento e em uma (ou mais) atividades. Por exemplo: inscrição terá valor de 50 reais, permitindo ao participante fazer inscrição em um minicurso gratuitamente.
• Número de vagas: vagas da atividade;
• Vagas restantes: vagas restantes para inscrição (o sistema irá tratar automaticamente este campo, somente deve ser alterado em caso de expressa necessidade);
• Permite Inscrição: informar ao sistema se esta atividade vai permitir inscrição do participante ou não;
• Inscrições automáticas: informar se ao realizar a inscrição no evento automaticamente o participante deverá ser inscrito nesta atividade, sem sua interferência (a inscrição pode ser cancelada pelo usuário após a inscrição automática se ele desejar);
• Gerar certificado de Participação: informar ao sistema se os participantes desta atividade devem receber certificados;
• Gerar certificado Oradores/Autores: informar ao sistema se os oradores devem receber certificados por sua participação na atividade.

Onde será utilizado

Serão utilizadas para definir a programação do evento.

Oradores

O que é?

Oradores são as pessoas que vão participar da apresentação da atividade, sejam eles ministrantes, palestrantes, etc.

Cadastro

• Orador(Obrigatório): informar o código da pessoa física referente ao Orador, caso este não possua cadastro nos sistemas da UNIOESTE deverá ser incluído previamente em Cadastros > Pessoas Físicas
• Detalhamento Local: utilizado nos caso em que diversos oradores estarão divididos em apresentações no mesmo local físico, ex. Diversas apresentações de painéis na mesma sala, podem ser gerados as referências de locais automaticamente pelo sistema quando a rotina de trabalhos é usada, verificar rotina de Gerar Trabalhos em Gerenciar > Eventos > Gerar Trabalhos;
• Observações: referentes ao orador.

Programacao

Dica
O cadastro de programações foi facilitado através da criação do calendário, que permite gerenciar todas as programações do evento de maneira centralizada, verificar Calendário

Importante
O sistema está efetuando o bloqueio do cadastro de programações em locais onde já existem atividades ocorrendo, o mesmo ocorre caso a atividade esteja sendo realizada simultaneamente em dois locais distintos, devendo o usuário atentar para não sobrepor atividades / locais e horários.

O que é?

Nesta aba será possível informar a programação de certa atividade, ou seja, quando e onde irá ocorrer.

Cadastro

• Local/Sala:(Obrigatória): local da programação, locais exibidos conforme o que foi cadastro na aba local dos eventos;
• Início: data e hora de início da atividade;
• Término: data e hora de término da atividade.
• Dia Todo: informar se a atividade irá ocorrer durante todo o dia (utilizado pelo calendário para exibição);
• Observação: informação complementar sobre a programação.

Onde será utilizado

A programação será um dado informativo para os participantes do evento, também será utilizada para realizar o controle de frequência, sem programação o controle de frequência não poderá ser realizado.

Participantes

O que é?

Nesta aba será possível visualizar todos os participantes que se inscreveram para a atividade específica.

Novo

Os participantes que se inscrevem em uma atividade, automaticamente aparecerão nessa aba, porém é possível inscrever um participante manualmente através do botão "Novo".

Ativar/Desativar Inscrição

Caso o coordenador queira ativar ou desativar a inscrição de um participante manualmente, pode utilizar o botão "Ativar/Desativar Inscrição"
Na coluna "Inscr.Atividade", aparecerão as seguintes hipóteses:

Ativa - significa que a inscrição do participante está ativa.
Cancelada - significa que o coordenador ou o subcoordenador do evento desativou a inscrição desse participante.
Participante cancelou - significa que o próprio participante cancelou a inscrição nessa atividade.
Sistema cancelou - significa que o sistema cancelou a participação desse participante automaticamente devido ao não pagamento do boleto. Esse prazo depende do prazo definido no cadastro do evento, no campo "Prazo Limite p/ Remoção de Inscrições".