SUP:Archivum
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Archivum: Arquivo Inativo
Objetiva gerenciar o arquivamento de documentos/materiais que passam a compor o arquivo inativo, como pastas com documentos de acadêmicos que se desvincularam da Unioeste, por conta de terem se formado, abandonado o curso, cancelado o curso, ser transferido para outra IES, etc.
Geralmente o material de um acadêmico é organizado em pastas/envelopes e depois é colocado em caixas, junto com documentos similares de outros acadêmicos; Posteriormente, são dispostos em prateleiras de estantes ou gavetas de armários dentro de uma Sala denominada de Arquivo Inativo.
Estrutura das Unidades de Armazenamento
- são compostas por 5 níveis, nesta ordem: Unidade/Campus, Sala, Estante, Prateleira e Unidade de Armazenamento
- o maior nível, ou seja, Unidade/Campus
- o menor nível , ou seja, as Unidades de Armazenamento, podem referenciar caixas e/ou envelopes
- todos os níveis devem ser cadastrados na estrutura, não sendo possível cadastrar um item inferior sem um superior
- Exemplo: não é possível cadastrar Prateleira sem cadastrar Estante
- se algum nível não existir na estrutura de organização do local, basta cadastrar um nome genérico
- Exemplo: caso não tenha Prateleira, cadastre uma prateleira sob o nome "Sem Prateleira" ou "Prateleira Única"
- apesar dos nomes dos níveis serem fixos, é possível cadastrar a descrição que julgar mais adequada
- Exemplo: caso seja um Gaveteiro, ao invés de uma Prateleira, no cadastro de Prateleira, registre algo com a palavra Gaveteiro ...
- Sigla: registre um dado significativo, pois é um resumo da Localização do material arquivado e poderá facilitar pesquisas no sistema; exemplo:
- Unidade/Campus: Cascavel; sigla: CCSC
- Sala: Sala 01; sigla: S01
- Estante: Estante 01; sigla: E01
- Prateleira: Prateleira 01; sigla: P01
- Unidade de Armazenamento: CAIXA 02; sigla: CX02
- Código da Localização gerado automaticamente: CCSC-S01-E01-P01-CX02
- se o Ano estiver registrado no menor nível, ou seja, na Unidade de Armazenamento, o dado será adicionado ao final do Código
Início: Consulta dados arquivados
Acadêmicos de Graduação
- Permite consultar acadêmicos inativos que foram arquivados vinculados ao Academus e também registros de acadêmicos que foram importados dos sistemas antigos ou planilhas e não foram vinculados.
- O filtro Situação do Registro permite filtrar registros que foram importados e não foram vinculados ou somente vinculados.
- A coluna Identificação informa a localização da unidade de armazenamento através da concatenação das siglas da respectivas estruturas.
- Ao clicar em um item da coluna da Unid. Armaz.. A unidade de armazenamento será aberta para visualizar e gerenciar seu conteúdo.
- Por padrão, a unidade de Lotação do usuário logado no sistema é pré-selecionada. Se for necessário pesquisar por acadêmicos inativos de outros campus altere a seleção de campus para Todos
Arquivar
Acadêmico de Graduação
- Com a perda de vínculo ativo de um acadêmico em um ingresso em curso de graduação, sua pasta funcional deve ir para o arquivo inativo.
- Ao clicar em Arquivar, a primeira tela permite gerenciar as Unidades de Armazenamento disponíveis para o campus do usuário, como cadastrar uma nova unidade, editar, excluir, pesquisar.
- Ao selecionar uma das unidades a tela Conteúdo em Unidade de Armazenamento surgirá e permite gerenciar o conteúdo desta Unidade de Armazenamento, podendo adicionar acadêmico, remover, mover para outra unidade, consultar e editar alguns detalhes como observações.
- Filtro Situação do Registro: Permite filtrar registros provindos do sistema antigo (ou planilhas) que não foram vinculados ao Academus. Para os registro na condição não vinculados, os recursos de edição, remoção e movimentação ficam desabilitados.
Arquivar Acadêmico Individualmente
- Ao pesquisar um acadêmico para arquivamento, só serão exibidos acadêmicos inativos do campus do usuário e que ainda não foram arquivados.
- Para o campus de Toledo, o código de sequência interno que é controlado por etiqueta manual deve ser informado no campo Código Antigo.
Geração de Código Antigo para Campus de Marechal Candido Rondon
- No momento de arquivar o acadêmico, a ação de gerar o novo Código Antigo fica habilitada para o Campus de Marechal Cândido Rondon (CMCR). Ela permite que o arquivamento de acadêmicos inativos continue sendo feito no formato atual
- Para o CMCR, o Código Antigo é um número sequencial e único por acadêmico dentro de uma Unidade de Armazenamento. Para cada nova unidade, a sequência é reiniciada, começando do 1
- Para gerar o novo código o Archivum buscar o maior código antigo dentro da unidade de armazenamento e acrescenta 1.
Arquivar Acadêmicos em Lote
- Nesta seção é possível pesquisar uma lista de acadêmicos inativos, filtrando por curso geral, turno, situação e ano da ultima situação.
- Quando o botão Salvar Lote é acionado, uma tela de confirmação com a lista de acadêmicos é exibida.
Geração de Código Antigo em Lote
- Para o campus de Marechal, o Código Antigo é gerado automaticamente a partir do maior código já existente na unidade de armazenamento.
- Para o campus de Toledo, o o Código Antigo é gerado sequencialmente a partir do código inserido pelo usuário no campo Próximo Código Antigo
Dados Antigos/Originais
Acadêmicos de Graduação
- antes da implantação do Archivum, cada Coordenação Acadêmica - CAD fazia a gestão do seu arquivo inativo de forma diferente:
- Toledo: sistema em Access desenvolvido pelo analista de informática Elio de Assis Diniz do campus de Toledo
- Cascavel: mesmo sistema em Access do campus de Toledo, porém com algumas funcionalidades a mais
- Francisco Beltrão: controle em ordem alfabética no Word
- Foz do Iguaçu: controle em planilha excel
- Mal. Cândido Rondon: controle em planilha excel
- em Janeiro/2026 os dados de cada CAD foram copiados e sistematizados em uma tabela intermediária [ArqIntImpPlnAcademicos] no banco de dados, para fins de facilitar a importação e vinculação ao Academus
- estes dados antigos não podem ser modificados, mas ficam disponíveis para consulta pelas CADs na aba Dados Antigos
Implantação do Archivum x Dados Antigo
- Todos os acadêmicos inativos do Academus, desde o período letivo de 2025, devem ser arquivados na estrutura do Archivum, através do menu superior Arquivar.
- Para os acadêmicos dos períodos anteriores, já registrados nos sistemas antigos, é recomendado que cada CAD faça de maneira gradativa o que chamamos de vinculação. A vinculação consiste em informar ao Archivum, na aba “Dados Antigos”, qual registro do sistema antigo corresponde a qual registro do Academus. À esquerda da tela (em azul) estão os registros do sistema antigo; à direita (em verde) aparecem os registros do Academus. Os dados do sistema antigo foram originalmente digitados pelas CADs em sistemas legados ou planilhas, enquanto, no Academus, são listadas as opções cujo nome coincide com o informado no sistema antigo. Como essa associação inicial se baseia apenas na correspondência de nome (nome × nome), o sistema não consegue, nesse primeiro momento, confirmar se se trata da mesma pessoa — já que podem existir homônimos — nem identificar corretamente a sequência de formação que corresponde ao registro do sistema antigo.
Ex: O acadêmico Abad possuí dois registros no Sistema Antigo, um para o curso Gestão Pública e outro para Letras, e a Situação da Vinculação de ambos é Pendente.
- Estar Pendente significa que este acadêmico não está vinculado ao dados do Academus e portanto não é possível fazer consulta a informações do acadêmico disponível no Acadmeus, como situação atual, código de curso, nome atualizado. Algumas operações dentro do sistema Archivum ficam restritas, como movimentação de registro para outra unidade de armazenamento.
Vinculação Individual
- Para que o sistema Archivum passe a gerenciar a localização dos arquivos do acadêmico Abad a forma mais simples e controlada é a vinculação individual.
- No exemplo abaixo, o registro no sistema antigo de código 28892, nome Abad, cursou Gestão Pública e tem uma referência ao ano de 2020, logo, entre os acadêmicos com nome Abad no Academus existe o de código 66185 e sequência de formação 1 (curso Superior de Tecnologia em Gestão Pública) e de código 66185 (mesmo acadêmico) e sequencia de formação 2 (Curso de Letras - Língua Portuguesa e …).
- Cabe a cada CAD analisar e selecionar a opção correta e depois clicar em Vincular, conforme destacado na imagem abaixo.
- Caso tenha vinculado o registro errado, basta clicar em Desvincular e situação retornará para Pendente.
- Quando a Situação da Vinculação estiver Vinculado, significa que este registro do Sistema Antigo está vinculado, única e exclusivamente, a um registro do Academus e também foi inserido nas estruturas de organização do Archivum, sendo possível pesquisar no menu Inicio pelo nome atualizado do acadêmico, consultar em qual estante, prateleira e caixa está alocado e é possível mover para outra caixa caso seja necessário.
- De maneira inversa, ao clicar em Desvincular ou Ignorar, todo processo é desfeito e o registro deixa de fazer parte da estrutura do Archivum.
Alocação automática em uma Unidade de Armazenamento (Caixa ou Envelope)
- Perceba que acadêmico Abad foi inserido automaticamente na caixa Cx1056, prateleira P15 e estante E05, isto foi possível pois nos dados do Sistema Antigo existia, para este caso, a localização 05E1591056CX. Para os casos em que a localização não existe ou está mal formada, o acadêmico será alocado em uma caixa VIRTUAL
- A caixa virtual não representa uma caixa física e tem caráter temporário. Para o ideal aproveitamento do sistema deve-se acessar essa caixa virtual e mover o acadêmico para uma caixa específica quando for possível.
Nenhuma opção correta encontrada no Academus
- Caso nenhuma opção listada no lado verde corresponda a informações do Sistema Antigo temos alguns possíveis motivos e soluções:
- Para dados anteriores a 1995, é possível que o registro não exista no Academus, neste caso a solução pode ser fazer o cadastro no Academus e depois fazer a vinculação. Também é possível clicar em Ignorar, isto sinaliza para o sistema que este registro não será vinculado e não constará mais como Pendente, ou seja, somente continuará existindo para fins de consulta na aba Dados Antigos. Obs: Caso tenha clicado em Ignorar por engano, é possível clicar em Pesquisar, selecionar o acadêmico e sequência de formação correta e depois vincular.
- O nome do acadêmico no Sistema Antigo pode estar errado, ou desatualizado. Neste caso deve-se clicar em pesquisar e experimentar variações do nome pesquisado, como apagar o primeiro nome ou o último sobrenome, ou corrigir possíveis erros de digitação. Quando um registro correspondente for encontrado e selecionado, o sistema retornará para tela anterior com a nova opção já marcada, faltando apenas clicar em vincular. Lembrando que ao vincular ao nome correto e atualizado do Academus, passa a ser possível pesquisar na aba Inicio por este nome correto.
- O curso ou período no Sistema Antigo podem estar errados. Quando um nome de acadêmico correspondente é encontrado no Academus mas o curso ou período divergem, é possível que dados errados foram inseridos no sistema Antigo. Também é possível que seja um homônimo, e neste dois casos somente a verificação do registro físico pode confirmar a informação correta.
Vincular Todos Selecionados
- Devido a grande quantidade de registros que precisam ser vinculados, existe o botão no final da página que faz a vinculação de todos os registros selecionados e exibidos no momento, sua ação não afeta registros não exibidos que estão em outras páginas.
Lógica de Sugestão e Cruzamento de Dados
- Com o objetivo de otimizar o fluxo de análise e vinculação das CADs, o sistema utiliza um motor de inferência lógica que realiza o cruzamento dos Dados Antigos com a base do Academus, confrontando as variáveis disponíveis para sugerir o vínculo com o maior índice de probabilidade e precisão.
- Para realizar a sugestão de um acadêmico, é executado uma Comparação Dinâmica baseada em um conjunto de fatos cruzados:
- Localização: Campus
- Identidade: Nome e/ou matrícula
- Temporalidade: Ano de ingresso, data do arquivamento e ano da situação atual (Período Letivo)
- Conteúdo: Curso e status da situação acadêmica
Registros Com Sugestão - Vinculação em lote
- Os registros processados pelo motor de busca são facilmente identificados quando o sistema já apresenta uma opção de acadêmico pré-selecionada. Para visualizar apenas os itens que possuem essa pré-seleção, utilize o filtro Com Sugestão conforme exibido na tela abaixo.
- As CADs podem aceitar estas sugestões em lote ou alterar de forma individualizada. No caso de Cascavel, de um total de 35307 registros importados do sistema antigo, foram sugeridos 19322. Devido a este grande volume de registro sugeridos não é recomendável, por questões de desempenho e dificuldade de análise, vinculá-los todos de uma vez, recomenda-se filtrar por ano ou curso e fazer este processo de forma gradativa.
- Filtrando pelo período de 2024, restaram 1527 registros com sugestão. Perceba que esta ação se estende muito além dos 15 registros exibidos na tela. Para aceitar todos clique no botão Vincular Com Sugestão.
- A mensagem de solicitação de confirmação informa uma estimativa de tempo necessário para processamento da vinculação dos registros.
Registros Com Sugestão Divergente
- Existem casos onde o sistema encontra uma coincidência forte no conjunto de fatos (ex: campus, nome e ano da situação atual batem), porém algum dado apresenta uma contradição (ex: o nome do curso é divergente).
- Nestas situações, o sistema classifica o registro como Com Sugestão Divergente. Isso significa que os códigos (Pessoa Física e Sequência de Formação) foram inferidos logicamente pelo motor de busca, mas, devido à inconsistência detectada, a vinculação direta é bloqueada, exigindo obrigatoriamente a avaliação e validação do usuário para garantir a integridade do histórico acadêmico.
Registros Sem Sugestão
- Para os registros em que não foi possível realizar a inferência lógica (devido a inconsistências ou falta de dados de curso, período e situação), a classificação será Sem Sugestão. Nestes casos, nenhum acadêmico virá pré-selecionado pelo sistema.
- Para estes registros, será necessário o trabalho manual das CADs para analisar, pesquisar e identificar o vínculo correto, conforme detalhado nas seções:
Locais
- permite consultar, incluir, alterar e excluir Salas, Estantes e Prateleiras que compõem a Estrutura de Armazenamento
Passo a passo
Armazenamento
- cadastre a estrutura de armazenamento do arquivo inativo, que é composta por Unidade/Campus, Sala, Estante, Prateleira e Unidade de Armazenamento:
- acesse a aba Arquivar e clique na opção Nova Unidade OU
- acesse a aba Locais e selecione o item desejado
Acadêmicos de Graduação
- acesse a aba Arquivar
- para arquivar um acadêmico
- localize a Unidade de Armazenamento desejada e clique para abrir
- no item Adicionar Acadêmico, pesquise, selecione e adicione a pessoa desejada na Unidade
- também é possível realizar outras ações, como consultar os acadêmicos já arquivados na Unidade, excluir e/ou mover determinado acadêmico para outra Unidade de Armazenamento
